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Gagner 3 ans en 3 heures, les secrets du manager qui a toujours un temps d’avance

Avec « Gagner trois ans en trois heures. Les secrets du manager qui a toujours un temps d’avance » (Dunod 2018), Paul Millier s’adresse en particulier aux jeunes diplômés qui démarrent dans la vie active mais aussi à tous les managers qui veulent donner un nouvel élan à leur carrière. Il revient pour knowledge@emlyon sur les principaux objectifs de son ouvrage et nous livre ses conseils pour une gestion du temps (réellement) efficace.

Ce livre est fait pour vous car il parle de vous et va vous permettre de découvrir les principes d’efficacité au travail et d’harmonie entre vie privée et vie professionnelle. Les diplômés d’écoles de management, d’écoles d’ingénieurs ou d’universités sortent de leurs études, la tête pleine de connaissances, de méthodes et de savoir-faire pour affronter la plupart des tâches qu’on pourra leur confier en entreprise. Quand on y réfléchit bien, tout cela n’est que connaissances techniques au sens large. Il y manque le savoir-être et les « soft skills », qu’on apprend par l’expérience et qui font toute la différence.

Pour vous faire remarquer comme quelqu’un d’efficace et d’efficient, il existe une multitude de savoir-être et de compétences qui caractérisent ceux dont on dit qu’ils ont du potentiel et qu’on fait monter dans les organisations. Parmi les secrets d’efficience révélés par ce livre, il en est un que vous pouvez mettre en place facilement et qui peut vraiment changer votre vie. Il s’agit de la gestion de son temps. Oh bien sûr, tout le monde pratique un peu cela, mais il n’est pas suffisant de remplir son agenda pour prétendre savoir gérer son temps. Gérer son temps utilement et efficacement veut dire prendre votre vie et votre destin en main car si vous n’y prenez pas garde, les mille sollicitations de la vie quotidienne vont se charger de remplir votre planning. À partir de là, votre vie sera gérée par votre agenda et par les autres. Il faut garder en tête qu’il n’y a que 24 heures par jour et que vous n’avez qu’une tête, deux bras et deux jambes pour tout faire.

S’il existe une littérature abondante sur la gestion du temps de laquelle émergent quelques principes clé plus efficaces que d’autres, aucun ne surpasse les conseils que donne Charles Hobbs* dans son livre « Organisez votre temps. Maîtrisez votre vie ».

Pour comprendre ces principes, prenons la parabole du vieux sage chinois parlant de la gestion du temps à une assemblée de cadres. Il sort une jarre en verre en disant qu’elle représente votre vie ou votre agenda. Puis il prend de gros cailloux et en remplit la jarre. Ayant fait constater que celle-ci est pleine, il ajoute des graviers qu’il verse dans la jarre et qui prennent la place restante entre les cailloux. Ayant fait admettre que, cette fois-ci, la jarre était bien pleine il y verse en plus du sable qui s’insère entre les graviers. Enfin il verse de l’eau qui s’infiltre entre les grains de sable. Au premier degré, la morale de l’histoire est que quand on croit que son agenda est plein il y a encore de la place pour y glisser quelque chose. Mais surtout, si on ne met pas les gros cailloux d’abord, on ne pourra jamais les mettre après. Si vous laissez votre agenda se remplir de mille petites tâches quotidiennes, vous n’aurez rien fait d’important de votre année et en élargissant, d’année en année, vous n’aurez rien fait d’important de votre vie.

Comment changer la donne ?

La première étape, est de vous connaître vous-même en faisant un petit travail écrit d’introspection sur vos valeurs. Ce travail doit être très personnel car c’est, en quelque sorte, votre « jardin secret ». Après avoir fait ce travail sur vos valeurs personnelles, vous pouvez passer en revue les valeurs de votre entreprise. Ceci étant fait, posez-vous à présent la question de savoir ce que vous seriez fier d’accomplir dans votre vie privée et professionnelle. Demandez-vous aussi ce qui changerait considérablement votre entreprise (votre division, votre service) et à quoi vous pourriez contribuer significativement et écrivez-le. Une technique pour compléter cette étape est de se figurer qu’après cinq ans passés dans l’entreprise, le chef de service fasse une petite allocution pour vous remercier à l’occasion de votre pot de départ. De quoi seriez-vous fier qu’il parle, en termes de réalisations accomplies au cours de ces cinq ans.

La deuxième étape consiste à mettre en place vos gros cailloux de l’année. Pour cela, le mieux est de profiter d’une période de vacances lorsque votre corps et votre esprit sont reposés, pour prendre un peu de recul. Demandez-vous ce qu’il faudrait que vous fassiez dans l’année qui vient pour que les choses changent. Quels objectifs faudrait-il que vous accomplissiez cette année pour dire à votre patron, lors des évaluations annuelles, ce que vous aurez fait de positif pour l’entreprise. Jusque-là, rien de très original direz-vous, sauf que maintenant vous allez devoir sortir votre agenda (encore assez peu rempli au-delà des deux ou trois mois qui viennent) et vous allez devoir bloquer des périodes pour atteindre vos objectifs à fort enjeu. Ces plages de temps étant bloquées dans votre agenda, le plus dur reste à venir car, le moment venu, il faudra vous y tenir. Or plus on se rapproche de l’échéance, plus la pression du quotidien prend de l’importance dans l’agenda.

La troisième étape correspond au planning mensuel. À la fin du dernier week-end de chaque mois reprenez votre agenda, parcourez à nouveau vos valeurs et vos gros cailloux de l’année et demandez-vous ce que vous devez faire ce mois-ci pour avancer sur vos objectifs. Si aucune plage n’est réservée à l’avance (lors du planning annuel) sur ce mois-ci et que vous voyez que vous êtes en retard ou qu’une opportunité se profile, réservez de nouvelles plages dans le cours du mois pour avancer sur vos gros cailloux. Vous reproduisez ainsi à l’échelle du mois ce que vous avez mis en place à l’année. C’est ce qui va vous permettre d’avancer vers vos objectifs.

La quatrième étape est le moment où il faut passer à l’action et se demander ce qu’on va faire la semaine prochaine. Le dimanche soir, repassez en revue ce que vous devez faire cette semaine pour vos gros cailloux. En parallèle, faites le bilan de tout ce que vous devez faire d’urgent qui vous est tombé dessus récemment. Muni de ces deux listes de choses à faire vous pouvez faire votre planning des tâches de la semaine qui pourrait être structuré, par exemple, en 80% de choses ordinaires et 20% de tâches importantes qui contribuent à vos gros cailloux.

La cinquième et dernière étape de la démarche consiste à ventiler cette liste de tâches hebdomadaires dans votre agenda journalier pour établir votre liste de choses à faire du jour, ce qu’on appelle la « To do list ».

En synthèse, si on retrace les étapes par lesquelles vous êtes passé depuis vos valeurs jusqu’à la liste des tâches quotidiennes, on pourrait les représenter de la manière suivante :

Paul Millier, Gagnez trois ans en trois heures

Alors, si vous êtes convaincu que ce mode de gestion de votre temps peut améliorer vos pratiques actuelles, appliquez un autre conseil du livre qui est « l’effet starter » et qui consiste à vous dire « Fais le immédiatement » ! Après tout, que risquez-vous à essayer ?


* Hobbs, C. (1988). Organisez votre temps. Maitrisez votre vie. Paris: First, 1988.

Paul Millier, emlyon business school

Professeur de marketing et de management de l’innovation, mes thèmes de recherche recouvrent l’entrepreneuriat et les méthodes de marketing et de management de l’innovation. Je suis également conseiller d’entreprises pour lesquelles j’encadre des études marketing sur des innovations technologiques. J’interviens également en tant que consultant auprès de créateurs d’entreprises innovantes.

Plus d’informations sur Paul Millier :
• 
Son CV en ligne
• Son blog
• Son profil Viadeo


Pour approfondir…

  • Millier, P. (2018). Gagnez 3 ans en 3 heures : les secrets du manager qui a toujours un temps d’avance. Paris: Dunod, X-258 Paul Millier, Gagnez 3 ans en 3 heuresp. ISBN 978-2-10-077843-0.
    Lire le résumé en ligne

Du même auteur :

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Fév 6th, 2019|Categories: Paul Millier, Work & Organizations|

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