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Managers : comment optimiser une réunion d’équipe multiculturelle virtuelle ?

Du grand groupe à la startup, les équipes multiculturelles virtuelles ne sont plus une exception. Les collaborateurs sont amenés à travailler à distance. Ils doivent interagir en tenant compte des décalages horaires. La communication via internet limite leur capacité à décoder les messages. L’efficacité du travail  en équipe multiculturelle – virtuelle ou non – n’est pas le fruit du hasard. S’il n’existe pas de recette miracle, voici quelques règles basiques à appliquer pour la conduite réussie d’une réunion multiculturelle à distance.

Mythe et réalité

« C’est la pire choses. On doit se connecter des fois à 23h du soir pour une réunion qui ne mène à rien, on se sent frustré » soupire une ingénieure française, qui travaille à distance avec des ingénieurs japonais. « En plus de la barrière de langue, ils ne parlent pas, ou pas assez, c’est très difficile. Pourtant on est au top des technologies pour les vidéo conférences ».

L’avènement des NTIC ne résout pas les problèmes humains, encore moins ceux des équipes multiculturelles virtuelles. Dans une étude conduite en 2017 auprès de 1372 managers toutes nationalités confondues, 85% des managers avaient déjà travaillé dans une équipe virtuelle multiculturelle et avaient éprouvé des défis importants, voire des blocages. 51% ont eu des problèmes pour comprendre le contexte des autres cultures, 48% des problèmes de résolution de conflits et 45% des difficultés pour créer de la confiance au sein des équipes.

Limitez les malentendus

Il est utile de définir quelques règles simples préalables à la tenue des réunions virtuelles de l’équipe. Commencez par endosser le rôle d’organisateur. Il s’agit d’anticiper les aléas humains et techniques de cette collaboration à distance. Cela va au-delà de s’assurer que tous les membres de l’équipe disposent de la technologie adéquate ou d’établir un délai de réponse aux mails tenant compte des fuseaux horaires. Pourtant, croyez-le ou non, ces conditions sine qua non ne sont pas toujours vérifiées. Prenez soin de préciser des ‘règles de conduite’ qui prônent une communication directe afin d’aller à l’essentiel sans craindre de dire ce qu’on a dire. Certaines cultures comme les Chinois, les Japonais ou les Latino-Américains communiquent généralement de façon indirecte et implicite. Dans le cadre d’une collaboration à distance, il est primordial de faire comprendre qu’on est dans un environnement international et que l’atteinte des objectifs visés dépend du respect de ces règles. Il faut sortir de sa zone de confort. Idéalement une réunion initiale en face à face permet de définir ensemble un mode de fonctionnement et de se rencontrer. Des études ont démontré que les équipes virtuelles s’étant rencontrées au moins une fois s’avèrent plus performantes.

Planifiez votre réunion en trois étapes

Avant

Construisez l’ordre du jour. En fonction de celui-ci, il est plus facile d’établir la liste des participants. Encouragez le partage d’informations pré-réunion en envoyant une consigne de recherche, partage et lecture d’informations sur une plateforme dédiée. Un manager qui reçoit des consignes à lire avant la réunion tout comme des informations sur les participants (description de poste, pays d’origine et buts à atteindre à la fin de cette réunion) se préparera mieux pour le moment de l’interaction. Le no-show est un problème récurrent des réunions virtuelles. Les règles de présence et ponctualité doivent être présentées aux participants au moment où ils acceptent l’invitation, comme une option de « case à cocher ». Veillez à établir un système de contrôle pour rendre compte à l’organisation des absences et retards.

Pendant

En tant que manager organisateur, commencez par vous assurer de la présence de tous, rappelez l’objectif de la réunion et les règles d’interaction  (durée de la réunion, temps de parole, respect de l’expression de chacun). Désignez un collaborateur ou demandez un volontaire pour établir le compte-rendu. Tout au long de la réunion jouez le rôle de coordinateur. N’hésitez pas à rappeler les règles, si nécessaire. C’est à vous de résumer chaque item discuté avant de passer au suivant et de conclure en détaillant les étapes à venir. « Je pratique l’écoute active et je m’assure que chaque participant a pu bien s’exprimer en reformulant chaque contribution avant de donner la parole au prochain. Chaque temps d’expression est respecté » raconte un manager anglais qui travaille à distance avec des Français et des Américains : « il a fallu un peu de temps d’adaptation car les Français ont l’habitude de « couper la parole » aux autres et ce trait culturel déjà gênant dans un contexte face à face, devient impraticable dans une réunion à distance ».

Après

L’optimisation d’une réunion d’équipe dépend en grande partie de son suivi après coup. Veillez à ce que la plateforme d’échanges post-réunions soit customisée en fonction des objectifs à atteindre. Le feedback des participants sur le déroulement de la réunion et les objectifs atteints est très important : la réunion a-t-elle été productive ? Assurez-vous également de l’engagement des uns et des autres pour la suite du projet.

Ces règles de fonctionnement peuvent paraître évidentes mais elles sont rarement appliquées. Dans de nombreux cas, elles peuvent éviter des malentendus et des échecs causés par des différences de style de communication, de gestion du temps ou des conflits.

 


Cet article a préalablement été publié dans la revue Courrier Cadres n°115, juin-juillet 2018.

Virginia Drummond, emlyon business school

Titulaire d’un doctorat en sciences de gestion et d’un diplôme supérieur de droit international, j’enseigne le management interculturel et le management international des ressources humaines. Je suis également titulaire d’un master en géopolitique et d’un master de recherche en management stratégique. Mes axes de recherche portent sur ces thématiques ainsi que sur les questions liées à l’intelligence culturelle, l’état d’esprit mondial et le développement mondial des managers. J’interviens dans de nombreuses entreprises en tant que consultante. Je prépare également les managers internationaux à leur expatriation.

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Pour approfondir…

Le Management Interculturel, Virginia Drummond

 

Drummond, V. (2017). Le management interculturel : Comprendre la diversité culturelle pour optimiser le management des équipes. Gereso, 242 p. ISBN 978-2-35953-518-1.
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Du même auteur :

Juin 6th, 2018|

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